Regulamin korzystania z systemu Volit

Z dnia 27.12.2023 r.
  1. POJĘCIA
    1. Operator – Stowarzyszenie Nowe Wolo, adres siedziby: ul. Chwałowicka 27e/9, 44-200 Rybnik, NIP: 6423240217, REGON: 523231654, wpisane do rejestru stowarzyszeń zwykłych miasta Rybnik pozycja 38/2022, adres poczty elektronicznej: [email protected], numer telefonu +48 530 403 181
    2. Volit - system informatyczny udostępniony przez Stowarzyszenie Nowe Wolo do rejestracji i organizacji działań wolontariackich, w tym m.in. zgłaszania lub uczestnictwa w ofertach wolontariatu, dokumentowania aktywności wolontariackiej, komunikacji pomiędzy uczestnikami, a organizacjami. Volit dostępny jest pod adresem www.volit.pl.
    3. UoDPPiW - Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1327).
    4. Organizacja (Organisation) – podmiot, który zarejestrował się w Volit, jest uprawniony do korzystania z funkcji systemu oraz ze świadczeń zarejestrowanego w organizacji Wolontariusza zgodnie z UoDPPiW, współpracuje z Wolontariuszami.
    5. Menadżer (Manager) – Użytkownik zarządzający organizacją oraz Koordynatorami oraz jest główną osobą do kontaktu z Operatorem.
    6. Koordynator (Coordinator) – Użytkownik zarządzający modułami dla poszczególnej organizacji.
    7. Wolontariusz (Volunteer) – Użytkownik, który zarejestruje się w systemie Volit jako wolontariusz.
    8. Posty (Posts) – Artykuł, który jest zamieszczany w danej organizacji przez Menadżera lub Koordynatora.
    9. Nagrody (Prizes) – materialna lub niemateriala rzecz, którą można odebrać w danej organizacji za otrzymane punkty.
    10. Sponsorzy nagród (Sponsors) – podmiot współpracujący z operatorem lub organizacją, który przekazuje na rzecz stowarzyszenia lub organizacji materialną lub niematerialną rzecz.
    11. Czat (Chat) – wewnętrzny komunikator pomiędzy wolontariuszami a Menadżerem i Koordynatorami.
    12. Wolontariat - świadoma, dobrowolna i bezpłatna działalność na rzecz innych, w szczególności podmiotów określonych w art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1327).
  2. ADMINISTRATOR
    Administratorem systemu Volit jest Stowarzyszenie Nowe Wolo z siedzibą w Rybniku przy ulicy Chwałowickiej 27e/9, 44-200 NIP: 6423240217 REGON: 532321654, email: [email protected] tel.: +48 530 403 181.
  3. POSTANOWIENIA OGÓLNE
    1. Regulamin określa ogólne zasady korzystania z systemu Volit oraz jego narzędzi.
    2. W systemie Volit nie może zarejestrować się osoba, która:
      1. Jest pozbawiona pełni praw publicznych,
      2. która utraciła częściowo lub całkowicie zdolność do czynności prawnych i utrata będzie miała charakter trwały,
      3. została skazana prawomocnym wyrokiem za popełnienie przestępstwa umyślnego, w tym przestępstwa skarbowego.
    3. Wolontariusz, Menadżer, Koordynator i Organizacja przestają być zarejestrowani w Volit w przypadku:
      1. rezygnacji z korzystania z systemu Volit,
      2. wycofania zgody, ograniczenia przetwarzania lub usunięcia danych osobowych,
      3. z chwilą śmierci osoby fizycznej,
      4. z chwilą otwarcia likwidacji osoby prawnej lub zakończenia bytu prawnego jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej.
  4. ORGANIZACJA
    1. Warunki dołączenia organizacji do systemu Volit:
      1. Siedziba i teren działania znajdują się na terenie Rzeczpospolitej Polskiej,
      2. Jest jedną z poniższych struktur:
        1. Stowarzyszeniem zwykłym lub rejestrowym,
        2. Fundacją,
        3. Instytucją/organizacją publiczną,
        4. Spółką działającą nie dla zysku,
        5. Spółdzielnią socjalną,
        6. Kościołem/związkiem wyznaniowym,
        7. Szkołą/uczelnią wyższą,
        8. Lub innym (lecz zgodę na dołączenie podejmuje operator)
      3. Podpisze odpowiednią umowę partnerską z operatorem.
    2. Organizacja wyznacza głównego Koordynatora (Menadżera), który jest główną osobą do kontaktu do zarządzania organizacją i jej strukturą.
    3. Gdy porozumienie zostanie podpisane, Menadżer bądź inna uprawniona osoba wypełnia formularz z danymi organizacjami (załącznik nr 1). Operator w ciągu 7 dni kalendarzowych zarejestruje organizację w systemie Volit.
    4. Współpraca pomiędzy wolontariuszami a organizacją opiera się na poszanowaniu, wzajemnej odpowiedzialności, otwartości i zaangażowaniu. Organizacja jest odpowiedzialna za stworzenie odpowiednich warunków do świadczenia wolontariatu.
    5. Organizacja ma prawo nie przyjmować lub zablokować danego wolontariusza bez podania mu powodu.
    6. Organizacja ma prawo przyznania, odebrania lub zresetowania liczby punktów wolontariuszom w każdym momencie, lecz musi być podana przyczyna tego działania.
  5. WOLONTARIUSZ
    1. Wolontariuszem zostaje osoba, która poprawnie zarejestruje się w systemie Volit.
    2. Wolontariusz ma prawo dołączyć do każdej zarejestrowanej organizacji w systemie Volit pod rygorem spełnienia warunków dalszej rejestracji do organizacji.
    3. Wolontariusz może zostać zablokowany lub nie zostać przyjęty do organizacji, do której wolontariusz ma chęć dołączenia.
    4. Warunki dołączenia do organizacji (Które są domyślnie ustawione, mogą różnić od ustaleń danej organizacji):
      1. Jeśli wolontariusz ma poniżej 13 lat tylko rodzic/opiekun prawny podpisuje porozumienie,
      2. Jeśli wolontariusz ma pomiędzy 13 a 17 lat, porozumienie podpisuje rodzic/opiekun prawny oraz wolontariusz,
      3. Jeśli wolontariusz ma powyżej 18 lat sam podpisuje porozumienie.
    5. Wolontariusz rejestrując się do danej organizacji, zgadza się na przekazanie swoich danych osobowych tej organizacji.
  6. FORMULARZE
    1. Organizacja w każdym momencie może utworzyć formularz, który tworzy Menadżer lub Koordynator wypełniając pola w module formularze. Zapisuje podstawowe informacje, stanowiska i wartość punktowa stanowiska.
    2. Organizacja zobowiązuje się powiadamiać zapisanych wolontariuszy o działaniach związanych z formularzem.
    3. Menadżer lub Koordynator mogą usunąć danego wolontariusza z formularza bez podania powodu.
    4. Menadżer lub Koordynator mogą wygenerować automatyczną listę zapisanych wolontariuszy wraz z ich stanowiskami i miejscem do podpisu (jako potwierdzenie uczestnictwa).
    5. Menadżer lub Koordynator są zobowiązani w ciągu 14 dni kalendarzowych na uzupełnienie formularza o informacje jacy wolontariusze wykonali świadczenie, a jacy nie.
    6. Zaświadczenia o uczestnictwie są generowane automatycznie, lecz na prośbę wolontariusza, organizacja ma obowiązek przygotować zaświadczenie o wykonaniu świadczeń wolontarystycznych.
    7. Warunki zapisu wolontariusza na formularz:
      1. Wybiera formularz, a następnie preferowane stanowisko,
      2. Informacja zwrotna od organizacji, jakie stanowisko zostało mu przydzielone,
      3. Jeśli wolontariusz się zjawił/wykonał zadanie, otrzymuje wartość punktową na konto za przydzielone stanowisko,
      4. Wolontariusz może wygenerować elektroniczne zaświadczenie o wykonywaniu świadczeń wolontarystycznych w miejscu formularza,
      5. Wolontariusz bez konsekwencji może wypisać się z formularza do daty zakończenia zapisów,
      6. Konsekwencje z późniejszego wypisania się z formularza ustala organizacja.
  7. NAGRODY
    1. Nagrody (System motywacyjny) został wprowadzony w celu aktywizacji osób zainteresowanych wolontariatem.
    2. Podczas zapisów na poszczególne formularze w organizacji będzie do zdobycia określona liczba punktów, w zależności od zadania.
    3. Punkty zostają dodane na poszczególne konto w danej organizacji.
    4. Wolontariusz nie może przenosić punktów pomiędzy innych wolontariuszy lub organizacji.
    5. Każda organizacja może dodać do swojego wewnętrznego systemu motywacji swoje nagrody, które są dostępne tylko w danej organizacji.
    6. Manadżer lub koordynator mogą dodawać lub odejmować punkty danemu wolontariuszowi tylko i wyłącznie, gdy ma powód do wykonania takiego działania.
    7. Operator może oferować nagrody ogólne, które mogą być dostępne dla poszczególnych wolontariuszy organizacji.
    8. Organizacja może dodać nagrody, które uzyskał od innego podmiotu i oznacza to w polu sponsor.
    9. Wolontariusz otrzymuje informację zwrotną zawierającą status przyznania nagrody.
    10. Nagroda jest przypisywana wolontariuszowi pod warunkiem, że ilość posiadanych przez niego punktów pozwala na wybraną nagrodę, a ono same jest nadal dostępne.
    11. Punktów nie można wymienić na gotówkę (nie dotyczy bonów pieniężnych).
    12. Raz wymienione punkty nie podlegają zwrotowi.
  8. ZASADY WSPÓŁPRACY POMIĘDZY WOLONTARIUSZEM A ORGANIZACJĄ
    1. Za wykonywane przez Wolontariusza świadczenia w ramach Wolontariatu nie przysługuje wynagrodzenie pieniężne.
    2. Organizacja jest zobowiązana wystawić zaświadczenie/certyfikat/opinię o wykonywanej przez wolontariusza pracy lub w wersji prostej wolontariusz sam generuje zaświadczenie w funkcji formularze.
    3. Organizacja jest zobowiązana do informowania wolontariusza o ewentualnym ryzyku dla zdrowia i bezpieczeństwa, związanym z wykonywanymi przez niego zadaniami oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
    4. Organizacja jest zobowiązana do informowania wolontariusza o przysługujących mu prawach i obowiązkach.
    5. Komunikacja pomiędzy wolontariuszem a Menadżerem/Koordynatorem może odbywać się za pomocą modułu Czat lub innych zewnętrznych komunikatorów (Organizacja wybiera sposób komunikacji).
    6. Ubezpieczenie NNW – ubezpieczenie takie jest opłacane przez Organizację w przypadku, gdy porozumienie z wolontariuszem zostało zawarte na okres nie dłuższy niż 30 dni. Przy podpisaniu porozumienia na okres dłuższy niż 30 dni, takie ubezpieczenie gwarantowane jest ustawą o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.
    7. Organizacja powinna wskazać wolontariuszowi elementy, które są niezbędne do prawidłowego wypełniania przez niego zadań, m.in.: zapewnienie wolontariuszowi bezpiecznych i higienicznych warunków wykonywania przez niego zadań, w tym też odpowiednie środki ochrony indywidualnej. Dotyczy to chociażby przebywania wolontariuszy poza budynkami w temperaturach ujemnych, czy też dostępu do sanitariatów przy wykonywaniu świadczeń.
    8. Działaniami wolontariuszy zarządza Manadżer, Koordynator, lider wolontariuszy, a także inni kierownicy stref.
  9. SZKOLENIA
    1. Z modułów Volit Szkolenia mogą korzystać zarejestrowane osoby w wersji darmowej. W przypadku kursów darmowych, dostęp jest nieograniczony.
    2. Specyfikacja kursów jest zgodna ze stanem faktycznym. Operator decyduje o zawartości platformy, w tym o możliwości akceptacji, edycji, wycofaniu wybranych szkoleń.
    3. Platforma zastrzega sobie prawo do zmiany klasyfikacji szkoleń
      1. Z bezpłatnego na płatny
      2. Zmianę kategorii tematycznej
    4. Nauka odbywa się poprzez logowanie do strony, za pomocą przeglądarki internetowej. Użytkownicy otrzymują materiały dydaktyczne w formie szkolenia on-line.
    5. Użytkownik, który uczy się poprzez szkolenie, ponosi odpowiedzialność za wyniki w nauce i brak wyników w nauce.
    6. Po odbyciu szkolenia on-line użytkownik przystępuje do części egzaminacyjnej gdzie ma wielokrotność odbycia egzaminu.
    7. Po zdaniu części egzaminacyjnej w wybranych szkoleń, użytkownik może otrzymać certyfikat online z przebytego szkolenia.
    8. Certyfikat może mieć formę on-line lub w pliku PDF.
    9. Prezentowane w module Volit Szkolenia, treści znajdują się w serwisie za zgodą oraz wiedzą właścicieli praw autorskich.
    10. Obrót materiałami edukacyjnymi następuje za zgodą ich twórców i nie naruszają przepisów prawa, zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych
    11. Kopiowanie, rozpowszechnianie treści znajdujących się w module Volit Szkolenia jest zabronione.
  10. ZABEZPIECZENIA
    1. Każdy zarejestrowany użytkownik może skorzystać z następujących form zabezpieczeń:
      1. Uwierzytelnianie dwuskładnikowe za pomocą aplikacji
    2. Tylko jedna metoda zabezpieczeń w formie dwuskładnikowej może być włączona jednoczeście.
    3. Użytkownikowi jest zalecana zmiana hasła co 30 dni.
    4. Administrator używa tych metod przy zabezpieczaniu aplikacji:
      1. Miejsca logowania i wprowadzania danych osobowych są chronione w warstwie transmisji (certyfikat SSL). Dzięki temu dane osobowe i dane logowania, wprowadzone na stronie, zostają zaszyfrowane w komputerze użytkownika i mogą być odczytane jedynie na docelowym serwerze.
      2. Hasła użytkowników są przechowywane w postaci hashowanej. Funkcja hashująca działa jednokierunkowo - nie jest możliwe odwrócenie jej działania, co stanowi obecnie współczesny standard w zakresie przechowywania haseł użytkowników.
      3. Administrator okresowo zmienia swoje hasła administracyjne.
      4. W celu ochrony danych Administrator regularnie wykonuje kopie bezpieczeństwa.
      5. Istotnym elementem ochrony danych jest regularna aktualizacja wszelkiego oprogramowania, wykorzystywanego przez Administratora do przetwarzania danych osobowych, co w szczególności oznacza regularne aktualizacje komponentów programistycznych.
  11. DANE OSOBOWE
    1. Operatorem systemu Volit oraz Administratorem danych osobowych jest Administrator opisany w artykule II.
    2. Adres kontaktowy poczty elektronicznej administratora systemu: [email protected].
    3. Każdemu użytkownikowi przysługuje prawo dostępu do jego danych bądź żądania ich sprostowania. Jest to możliwe drogą mailową (mail wysyła rodzic/prawny opiekun użytkownika, w przypadku, kiedy użytkownik jest niepełnoletni), na adres: [email protected].
    4. Użytkownik ma prawo również do wycofania zgody, ograniczenia przetwarzania lub usunięcia danych. Lecz będzie się to wiązać z tym, iż wolontariusz zostanie usunięty z systemu. Jest to możliwe drogą mailową (mail wysyła rodzic/prawny opiekun wolontariusza, w przypadku, kiedy wolontariusz jest niepełnoletni), na adres: [email protected].
    5. Polityka prywatności systemu Volit jest dostępna na stronie https://volit.pl/privacy-policy
  12. DZIAŁALNOŚĆ NIEDOZWOLONA
    1. Zarejestrowany użytkownik w systemie Volit nie może prowadzić następujących działań:
      1. Godzą w dobre imię systemu Volit i jego funkcjonowanie, są niezgodne z ideą dobrowolnej, świadomej pomocy wolontariackiej.
      2. Są wbrew zasadom określonym w niniejszym Regulaminie lub z ogólnie przyjętymi wartościami.
      3. Mogą być odczytywane jako zaangażowanie na rzecz lub przeciwko: partiom politycznym, ruchom politycznym, kandydatom w wyborach oraz przedstawicielom władz samorządowych lub państwowych.
      4. Za działalność wolontariacką pobiere są świadczenia pieniężne,
      5. Z błędów oprogramowania systemu Volit czerpie korzyści.
    2. Zarejestrowana organizacja w systemie Volit nie może:
      1. Generować fałszywych zaświadczeń wolontariackich,
      2. Dodawać proporcjonalnie nadmiarową ilość punktów dla wolontariusza,
      3. Wymieniać punktów na gotówkę (nie dotyczy bonów pieniężnych).
    3. Operator zastrzega sobie prawo do kontroli działań w związku z zawartą umową pomiędzy operatorem a organizacją oraz organizacją a wolontariuszem (jeśli takowe zostało zawarte).
  13. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
    1. Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkody na osobie i mieniu wyrządzone przez Wolontariusza lub organizację.
    2. W sprawach nieuregulowanych regulaminem zastosowanie mają przepisy Ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (t.j.Dz.U.z 2010r. Nr 234, poz.1536 ze zm.) oraz inne polskie prawa.
    3. Regulamin systemu Volit w jego aktualnie obowiązującej wersji dostępny jest na stronie internetowej Volit www.volit.pl.
    4. Operator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu oraz jego aktualizacji.
    5. Regulamin wchodzi w życie w dniu opublikowania.